Документы, определяющие политику в отношении обработки персональных данных
РАСПОРЯЖЕНИЕ
УПОЛНОМОЧЕННОГО ПО ПРАВАМ ЧЕЛОВЕКА
В КУРСКОЙ ОБЛАСТИ
О мерах, направленных на реализацию постановления Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. № 211
В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» и во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. № 211 «Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами» утвердить:
— правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей в аппарате Уполномоченного по правам человека в Курской области согласно приложению № 1 к настоящему распоряжению;
— перечень персональных данных, обрабатываемых в аппарате Уполномоченного по правам человека в Курской области в связи с реализацией служебных и трудовых отношений, а также в связи с осуществлением государственных функций согласно приложению № 2 к настоящему распоряжению;
— типовое обязательство государственного гражданского служащего Курской области, замещающего должность в аппарате Уполномоченного по правам человека в Курской области, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных, в случае расторжения с ним служебного контракта прекратить обработку персональных данных, ставших известными ему в связи с исполнением должностных обязанностей, согласно приложению № 3 к настоящему распоряжению;
— типовую форму согласия на обработку персональных данных государственных гражданских служащих Курской области, замещающих должности в аппарате Уполномоченного по правам человека в Курской области, а также иных субъектов персональных данных согласно приложению № 4 к настоящему распоряжению;
— типовую форму разъяснения субъекту персональных данных юридических последствий отказа предоставить свои персональные данные согласно приложению № 5 к настоящему распоряжению;
— правила осуществления внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных согласно приложению № 6;
перечень информационных систем персональных данных согласно приложению № 7.
Уполномоченный по правам
человека в Курской области
Н. Д. Ефремов
г. Курск
8 декабря 2014 года
№ 83-р
Приложение 1. Правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей в аппарате Уполномоченного по правам человека в Курской области.
Приложение 2. Перечень персональных данных, обрабатываемых в аппарате Уполномоченного по правам человека в Курской области в связи с реализацией служебных и трудовых отношений, а также в связи с осуществлением государственных функций.
Приложение 3. Типовое обязательство государственного гражданского служащего Курской области, замещающего должность в аппарате Уполномоченного по правам человека в Курской области, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных, в случае расторжения с ним служебного контракта прекратить обработку персональных данных, ставших известными ему в связи с исполнением должностных обязанностей.
Приложение 4. Типовая форма согласия на обработку персональных данных государственных гражданских служащих Курской области, замещающих должности в аппарате Уполномоченного по правам человека в Курской области, а также иных субъектов персональных данных.
Приложение 5. Типовая форма разъяснения субъекту персональных данных юридических последствий отказа предоставить свои персональные данные.
Приложение 6. Правила осуществления внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных.
Приложение 7. Перечень информационных систем персональных данных.
Утверждено распоряжением
Уполномоченного по правам
человека в Курской области
от 23 июня 2016 года № 32-р
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОСОБЕННОСТЯХ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ,
ОСУЩЕСТВЛЯЕМОЙ БЕЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
СРЕДСТВ АВТОМАТИЗАЦИИ
Обработка персональных данных, содержащихся в информационной системе персональных данных либо извлеченных из такой системы, считается осуществленной без использования средств автоматизации (неавтоматизированной), если такие действия с персональными данными, как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных, осуществляются при непосредственном участии человека.
Особенности организации обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации:
1. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм.
2. При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.
3. Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе сотрудники организации-оператора или лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется оператором без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации.
4. При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее — типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:
а) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
б) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, — при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;
в) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;
г) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.
5. При ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях, должны соблюдаться следующие условия:
а) необходимость ведения такого журнала должна быть предусмотрена актом оператора, содержащим сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, способы фиксации и состав информации, запрашиваемой у субъектов персональных данных, перечень лиц (поименно или по должностям), имеющих доступ к материальным носителям и ответственных за ведение и сохранность журнала (реестра, книги), сроки обработки персональных данных, а также сведения о порядке пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, без подтверждения подлинности персональных данных, сообщенных субъектом персональных данных;
б) копирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускается;
в) персональные данные каждого субъекта персональных данных могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор.
6. При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:
а) при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных;
б) при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.
7. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).
8. Правила, предусмотренные пунктами 6 и 7 настоящего Положения, применяются также в случае, если необходимо обеспечить раздельную обработку зафиксированных на одном материальном носителе персональных данных и информации, не являющейся персональными данными.
9. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, — путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.
Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации:
1. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.
2. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.
Утверждено распоряжением
Уполномоченного по правам
человека в Курской области
от 23 июня 2016 года № 32-р
ПОРЯДОК
ДОСТУПА СЛУЖАЩИХ АППАРАТА УПОЛНОМОЧЕННОГО ПО ПРАВАМ ЧЕЛОВЕКА В КУРСКОЙ ОБЛАСТИ В ПОМЕЩЕНИЯ, В КОТОРЫХ ВЕДЕТСЯ ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
1. Настоящий Порядок определяет правила доступа в помещения, где хранятся и обрабатываются персональные данные, в целях исключения несанкционированного доступа к персональным данным, а также обеспечения безопасности персональных данных от уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от неправомерных действий в отношении персональных данных.
2. Доступ в помещения, где хранятся и обрабатываются персональные данные, осуществляется в соответствии с Перечнем должностей, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным (далее — Перечень), который утверждается распоряжением Уполномоченного по правам человека в Курской области от 14 марта 2012 года № 8-ар.
3. Для помещений, в которых хранятся и обрабатываются персональные данные, организуется режим обеспечения безопасности, при котором обеспечивается сохранность носителей информации, содержащих персональные данные, а также исключается возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в этих помещениях посторонних лиц. Данный режим должен обеспечиваться в том числе:
— запиранием помещения на ключ, в том числе при выходе из него в рабочее время;
— закрытием металлических шкафов и сейфов, где хранятся носители информации, содержащие персональные данные, во время отсутствия в помещении служащих, замещающих должности согласно Перечню.
5. Внутренний контроль за соблюдением настоящего Порядка и требований к защите персональных данных осуществляется лицами, ответственными за организацию обработки персональных данных.
Утверждаю
Уполномоченный по правам
человека в Курской области
____________В.В. Фирсов
«__» ________ 201__ года
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ответственного лица за организацию обработки персональных данных
в аппарате Уполномоченного по правам
человека в Курской области
1.Общие положения
1.1. Должностная инструкция лица, ответственного за организацию обработки персональных данных в аппарате Уполномоченного по правам человека в Курской области (далее — Инструкция), разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 21.03.2012 № 211 «Об утверждении перечня мер, направленных па обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами».
1.2.Настоящая Инструкция закрепляет обязанности, права и ответственность лица, ответственного за организацию обработки персональных данных в организации.
1.3. Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, в своей работе руководствуется Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», иными нормативными правовыми актами, настоящей Инструкцией, а также иными локальными нормативными актами организации, регламентирующими вопросы обработки персональных данных.
2. Обязанности лица, ответственного за организацию обработки персональных данных в организации
2.1. Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных в организации обязано:
— осуществлять внутренний контроль за соблюдением работниками организации законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных;
— доводить до сведения работников организации положения законодательства Российской Федерации о персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, требований к защите персональных данных;
— организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей и осуществлять контроль за приемом и обработкой указанных обращений и запросов.
3. Права лица, ответственного за организацию обработки персональных данных в организации
3.1. Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, имеет право:
— принимать решения в пределах совей компетенции; требовать от работников организации соблюдения действующего законодательства, а также локальных нормативных актов организации о персональных данных;
— контролировать осуществление мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами.
4.Ответственность лица, ответственного за организацию обработки персональных данных в организации
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение настоящей Инструкции, а также за нарушение требований законодательства о персональных данных лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных в организации, несет предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность.
С настоящей инструкцией ознакомлен (а).
Ответственный за организацию обработки персональных данных:
_____________________________ _________________________
ФИО Дата